Een van onze medewerkers is ziek. Voor ons is het essentieel om te checken of klanten haar hebben gemaild. Mijn vraag is nu; mag ik haar mailbox checken?

In dit soort gevallen, waar de privacy van werknemers in het geding is, moeten de verschillende belangen tegen elkaar afgewogen worden. Enerzijds is dat het belang van de werkgever om de zakelijke mails en correspondentie te checken. Anderzijds is er de privacy van de werknemer die zo min mogelijk moet worden geschonden.

Als werkgever moet je altijd kiezen voor een methode die voor de (privacy van de) werknemer het minst belastend is. Overleg met de medewerker is dan ook belangrijk. Als de zieke werknemer bijvoorbeeld wel in staat- en bereid is om mails zelf te checken en door te sturen, dan is dat minder ingrijpend en moet je als werkgever daarvoor kiezen.

Is er geen minder ingrijpende manier dan de mailbox zelf te checken, dan moet je er als werkgever wel voor zorgen dat de inbreuk op de privacy van de werknemer tot het minimum beperkt blijft. Je kunt bijvoorbeeld de out-of-office-melder van de werknemer aanzetten. Daardoor hoef je niet (zo vaak) meer in de mailbox van de werknemer.

Daarnaast geldt dat je als werkgever natuurlijk alleen de zakelijke e-mails mag lezen. Als uit de titel blijkt dat het een privébericht is, dan mag je die mail niet openen. Blijkt pas bij het openen van een mail dat het om een privémail gaat, dan moet je stoppen met lezen en het bericht sluiten.